SOVOT

Eenheid en centraal beheer voor ICT-omgeving SOVOT

De verschillende ICT-omgevingen die binnen Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg werden gebruikt, zijn dit jaar naar één omgeving in een datacenter gemigreerd. Ook het beheer is gecentraliseerd. Partner Netflex heeft het project begeleid en uitgevoerd, zorgt dat de ICT functioneert en fungeert als klankbord voor de IT-afdeling van SOVOT, zodat daar ruimte is voor innovatie van het onderwijs.

Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg (SOVOT)

Onder de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Tilburg (SOVOT) vallen het Beatrix College, het Koning Willem II College en (een belangrijk deel van) het Reeshof College. De ICT van de Tilburgse TussenVoorziening valt ook onder de verantwoordelijkheid van SOVOT. Met ruim 500 medewerkers verzorgt SOVOT onderwijs voor 4.500 leerlingen in Tilburg en omgeving. SOVOT is een stichting met scholen voor openbaar voortgezet onderwijs voor vmbo-gl/-tl, havo en vwo.

Bovenschoolse ICT-omgeving

Bernd van de Sanden is sinds 1 augustus 2020 Informatiemanager van SOVOT. Voor die tijd was hij ICT-Beheerder bij het Koning Willem II College en werkte hij al 15 jaar met Netflex samen. “SOVOT is één overkoepelende stichting voor de scholen maar had qua ICT te maken met twee netwerkomgevingen, één voor het Koning Willem II College en de andere voor het Beatrix en Reeshof College,” vertelt Bernd. “Het bestuur van SOVOT had besloten om de ICT bovenschools te trekken, zodat er vanuit de stichting in één afdeling kon worden gewerkt. De twee ICT-omgevingen moesten dus worden samengevoegd. Een eerdere poging was mislukt. Samen met mjn collega Lex Stawicki was ik verantwoordelijk voor de ICT van het Koning Willem II College en we hebben destijds met Netflex onze ideeën doorgevoerd. We hadden een omgeving ingericht van Windows 10, Liquit en Office 365. Die omgeving draaide anderhalf jaar en had zijn succes in de praktijk bewezen. Na een drietal door Netflex georganiseerde workshops, hebben we besloten om die omgeving als blauwdruk voor de andere scholen te laten fungeren.”

Van mengelmoes van installaties naar gelijke basis

De nieuwe omgeving bestaat uit Windows 10, Liquit en Office 365 en is helemaal opnieuw opgebouwd in een datacenter. Alle vier de scholen maken gebruik van deze omgeving.

Er is een gezamenlijke Active Directory gebouwd met vier migratiemomenten (één per school). Bij het Koning Willem II College waren de voordelen van werken in de nieuwe omgeving en met name met Liquit al opgevallen. Bernd: “Binnen de school was een mengelmoes van installaties te vinden. Ieder klaslokaal had wel een eigen installatie, niets liep gelijk. Wij wilden eenheid creëren en het beheer centraliseren. We zochten een endpoint product dat makkelijk beheer realiseert. Er is gekozen voor Liquit. Eerder hebben we met andere pakketten, zoals ZENworks gewerkt, maar die waren vaak gecompliceerder. Liquit is makkelijk in gebruik en we konden het beheer ermee centraliseren, zodat we één lijn in heel de school hadden. Deze oplossing hebben we voor alle scholen gekopieerd. Elke PC heeft nu hetzelfde aanbod. Waar nodig kunnen we centraal extra applicaties aanbieden, maar de basis is overal gelijk.”

De samenwerking loopt goed,” licht Bernd toe. “Wij weten dat Netflex de kennis in huis heeft om een project als het onze tot een succes te maken. Met Netflex komt het altijd goed.

Voorafgaand aan elk migratiemoment, was er een testmoment waarbij de nieuwe desktop met de data in SharePoint/Teams, de mail in Exchange Online en de applicaties aangeboden via Liquit functioneel getest werden. “Bij alle scholen hadden we te maken met veel verschillende hardwarecomponenten, merken laptops, merken desktops. We hebben daarom voorafgaand aan de migratie een testfase doorlopen. Eerst hebben we een proefmigratie gedaan, de resultaten hebben we dezelfde dag met het bestuur gedeeld, bij elke school. Na acceptatie van de desktop met alle functionaliteiten kon de migratie doorgaan.”

Iedereen een laptop
Het traject bij het Reeshof College had nog wat meer voeten in aarde. “Daar had iedereen zijn eigen werkplek met fat clients op basis van volledig geïnstalleerde desktop PC’s in gebruik. Ze waren verouderd en dus hebben we ze getest. Achteraf bleken ze niet aan alle eisen te voldoen en rees de vraag of we de desktops moesten vervangen of over zouden gaan op laptops. Technisch was daarvoor nog niks ingeregeld. Niemand had nog aan Intune gedacht. Netflex heeft dit proces in korte tijd opgezet. Zij hebben workshops geregeld om boven water te krijgen hoe het beleid eruit moest gaan zien. En het hele traject heel rap uitgerold. Dat was veel werk, we zijn in november begonnen en eind december, begin januari 2020 konden we met Intune laptops uitrollen. Dit is weer een blauwdruk geworden voor de andere scholen. Inmiddels hebben alle scholen laptops die met Intune zijn uitgerold.” Tijdens het traject is er voor persoonlijk en buiten de school gebruik van devices een tweede werkplekconcept ontwikkeld op basis van Windows 10, AutoPilot, Liquit en Intune. Hiermee konden docenten de laptop zowel thuis als op school te gebruiken. Op school wordt de laptop via een dockingstation aangesloten op de verschillende smartboards in de lokalen. Door het definiëren van verschillende security profielen zijn de laptops zowel veilig als gebruiksvriendelijk. Lange inlogtijden zijn verleden tijd, met Windows Hello kan men door middel van een vingerafdruk of gezichtsherkenning razendsnel en veilig inloggen.

De eerste school is juni 2019 live gegaan, juli 2019 de tweede, augustus de derde en in februari 2020 de vierde. Net na de carnavalsvakantie zijn de laptops uitgedeeld en gemigreerd. Dat was op de valreep, snel daarna was iedereen door corona gedwongen om thuis te werken en onderwijs op afstand te leveren.

Meer tijd voor innovatie onderwijs
De samenwerking tussen Netflex en SOVOT is niet beëindigd na de oplevering van dit project. “Netflex monitort voor ons het serverpark en zorgt ervoor dat de servers netjes gepatched worden. Wij hebben zo meer tijd om ICT-ondersteuning aan het onderwijs te geven in plaats van aan de knoppen te moeten draaien. Eén keer per maand komt er een Netflex consultant voor vraagstukken waar we zelf niet uitkomen. We hebben een stevige omgeving gecreëerd.”

Bernd vervolgt: “Het is best een klus geweest om de twee omgevingen samen te voegen tot één. Iedere afdeling heeft jarenlang zijn eigen pad gevolgd. Nu is alles gelijk en dat is een hele prestatie. We hebben de mailomgeving en de file servers omgezet, het applicatielandschap leveren we via Liquit. Het is een knap staaltje werk, als zeg ik het zelf. Vooraf hebben we een selectie gemaakt uit de in gebruik zijnde applicaties. De meeste hebben we meegenomen, dat ging om een paar honderd applicaties. Het was namelijk niet inzichtelijk wat er werd gebruikt en hoeveel gebruik daarvan werd gemaakt. Na een jaar kunnen we via Liquit zien hoe het precies zit en daarop acteren. We hebben Liquit Workspace en Liquit Release & Patch Management geïnstalleerd dus we kunnen nu met een paar klikken de applicaties bijwerken. Eerst moesten we op kantoor alles bijwerken, nu kan dat centraal met 1 druk op de knop. Dat geeft veel vrijheid. De nieuwe omgeving biedt meer mogelijkheden. Het scheelt veel tijd die we nu aan innovatie van het onderwijs kunnen besteden. De ICT-draait in het datacenter en Netflex ontzorgt ons. Dat levert veel tijd en rust op.”