Biesbosch MuseumEiland

Modern, veiliger, stabieler en kostenefficiënter!

Biesbosch MuseumEiland vernieuwt IT-infrastructuur met Netflex

Modern, veiliger, stabieler en kostenefficiënter!

Biesbosch MuseumEiland werkte op een verouderde IT-omgeving. Netflex had ruim een jaar geleden geadviseerd te moderniseren maar door corona besloot het museum even te wachten. Een lek in Microsoft Exchange was de directe aanleiding om het voorgestelde project te starten. Biesbosch MuseumEiland werkt nu naar volle tevredenheid op een moderne, veilige, stabiele en kosteneffectievere omgeving.

Biesbosch MuseumEiland
Biesbosch MuseumEiland laat zien waarom Nederland wereldwijd bekend staat om zijn kennis van het water. Je ontdekt hoe mensen vochten tegen het water, polders maakten en nu in balans leven met het waterlandschap.

Ook die ene server werd gehackt
De medewerkers van Biesbosch MuseumEiland werkten op een verouderde onprem server met Microsoft Exchange, die de grenzen van zijn capaciteit had bereikt. Tijdens de Exchange-hack eerder dit jaar is geprobeerd ook het museum aan te vallen. Het lek werd door middel van een patch gedicht, maar er werd wel besloten over te stappen naar Microsoft 365.

Mail, bestanden en collectie in de Microsoft-cloud
Vrijwilliger Wim van der Zouwen is de lokale IT-contactpersoon van Biesbosch MuseumEiland. ‘Een jaar geleden had Netflex de overstap naar Microsoft 365 met Exchange Online, SharePoint en OneDrive en Azure-server geadviseerd’, aldus Wim. ‘Maar door corona hebben wij onze deuren moeten sluiten en moesten we het zonder inkomsten stellen. We hebben dan ook besloten te wachten met de vervanging van de IT-omgeving.’

Door de hack van Exchange werd de noodzaak van nieuwe hard- en software duidelijk. Het eerder voorgestelde project is van de plank gehaald en uitgevoerd. De mail en data op de fileserver zijn naar SharePoint en OneDrive verplaatst en de mailboxen zijn vanaf de Exchange-server overgezet naar Exchange Online. De collectie van het museum is op een Azure-server opgeslagen.

Netflex heeft op basis van de huidige mappenstructuur van de afdelingen alle SharePoint sites aangemaakt. ‘Vervolgens heb ik verschillende groepen van medewerkers samengesteld die hen toegang geven tot bepaalde SharePoint sites. We hebben alle gebruikers aangemaakt en hun mailboxen gesynchroniseerd en gevuld met hun oude gegevens. Na een test-/acceptatiefase door een aantal vrijwilligers hebben we alle mail en afdelingsdata gesynchroniseerd en hebben we deze omgeving opengesteld voor de gebruikers. Eind april is de oude omgeving dicht gezet. Inmiddels heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden waarin uitleg is gegeven aan de medewerkers en Office 2016 op de werkplekken is vervangen door Office 365. Office 365 zorgt ervoor dat je op een andere manier kan werken. Bestanden (documenten) worden anders benaderd en verwerkt, waardoor je meer bewegingsvrijheid hebt. We zijn nu minder gebonden aan locatie. We kunnen thuis werken met de mogelijkheden die Teams biedt, zoals chat en (video)bellen.’

Direct profijt en korting met Microsoft non-profit licentiemodel
Biesbosch MuseumEiland heeft direct profijt van de nieuwe IT-omgeving. Niet alleen qua beveiliging en bedrijfscontinuïteit, maar ook op financieel gebied. Er zijn geen hoge investeringen meer nodig voor vervanging van onprem hard- en software. De IT-omgeving staat nu in de cloud en het museum betaalt een maandtarief per gebruiker.

‘Wat het helemaal interessant maakt, is het Non-Profit licentiemodel van Microsoft 365 en Azure. Wij krijgen hierdoor een aanzienlijke korting op onze licenties en een tegoed voor Azure-productie waardoor de Azure-server ons uiteindelijk bijna niets kost.’

‘We hebben al onze mail, data en de collectie van het museum gemigreerd naar de nieuwe Microsoft-omgeving. Op termijn willen we misschien nog wat netwerkcomponten vervangen – van bedraad naar wifi, maar voor nu zijn we erg tevreden over de stappen die gezet zijn.

‘Bij nieuwe projecten benaderen we Netflex zeker weer. Ervaringen uit het verleden bieden in dit geval namelijk wel garantie! Ik heb in meerdere projecten met Netflex samengewerkt en mijn wensen zijn altijd goed en snel vertaald naar de uitvoering. Dat was ook dit keer het geval!’