AVG

AVG stapt over op Microsoft

AVG stapt over op Microsoft

AVG wilde voor dagelijkse communicatie en samenwerking overstappen van GroupWise naar een Microsoft Office 365 kantooromgeving. Netflex is expert op dit gebied en heeft de medewerkers van AVG succesvol gemigreerd naar Exchange Online en Teams. Een verandering in software, maar ook in de organisatie en de manier van werken.

AVG
De geschiedenis van het familiebedrijf AVG reflecteert de ontwikkelingen in de Europese industrie. Het bedrijf begon in 1920 en is uitgegroeid tot een organisatie die wereldwijde contracten uitvoert. AVG’s expertise in projectontwikkeling wordt gebruikt om services te bieden aan bouwbedrijven die enorme magazijnen bouwen voor andere grote corporaties. Dit zijn diensten op het gebied van Infra, Bouwstoffen, Transport en Explosievenopsporing. AVG zorgt er bijvoorbeeld voor dat grond bouwrijp wordt gemaakt en onderzocht op mogelijke explosieven, dat materialen worden geleverd en afgevoerd en dat bestrating, leidingen etc. worden aangelegd. Het bedrijf heeft 230 medewerkers verdeeld over locaties in Nederland en Duitsland.  

Je moet de jeugd wat bieden
Binnen AVG werd al jaren met Novell GroupWise gewerkt. Stefan van Zinderen, Manager ICT: “De bestaande omgeving werkte eigenlijk perfect, maar GroupWise wordt natuurlijk steeds minder gebruikt. Wij wilden met de tijd mee en meer met de jeugd aan de slag. Met het oog op de toekomst was eenvoudig met andere partijen kunnen integreren belangrijk. En natuurlijk wilden we de mensen binnen ons bedrijf nieuwe mogelijkheden bieden. Daarom hebben wij besloten om op Microsoft Office 365 over te stappen. In Teams babbelt alles met elkaar, je kan eenvoudig in de chat communiceren. Ook maakt Teams projectmatig werken erg eenvoudig, je kan de benodigde documenten in de groep opslaan, standaard informatie deel je in teams en iedereen kan gebruik maken van de andere apps binnen Teams zoals de takenplanner. Mensen krijgen zo meer inzicht, overzicht en structuur in hun werk. De nieuwe software helpt om structureel en projectmatig te werken, en om gegevens te delen en samen te werken.”

Een verandering van de programma’s waar iedereen dagelijks mee werkt, houdt automatisch een verandering binnen de organisatie in. AVG heeft medewerkers die al lang in dienst zijn en zij moeten nu anders gaan denken en werken. “Zij waren gewend aan GroupWise en aan hun manier van werken met bestanden op fileservers en een apart mailprogramma. Met Office 365 is er interactie met meerdere omgevingen: mensen moeten daar aan wennen. De jeugd fietst er zo op weg!”

Draagkracht door testgroep

Netflex heeft 200 mailboxen van GroupWise naar Exchange Online gemigreerd en Microsoft Teams geïmplementeerd.

 

“We zijn een pilot gestart met een testgroep die voor de migratie is samengesteld om functioneel te kunnen testen en te kijken of de migratie technisch goed zou gaan. De groep heeft onder regie van Netflex leren werken met de nieuwe software. Je ziet dan de verandering bij de gebruikers, ze worden enthousiast en delen hun ervaringen met collega’s. Zo krijg je draagkracht binnen de organisatie. De testgroep was een afspiegeling van AVG waarin oudere en jongere mensen, maar ook de verschillende divisies, planning, HRM, transport waren vertegenwoordigd.”

AVG heeft een aantal partijen benaderd en gekozen voor de partij die de beste kaarten had, Netflex. Het bedrijf heeft al meer dan zeven jaar ervaring met migraties van GroupWise naar Exchange Online en is van oudsher thuis in GroupWise. Stefan: “Dat was een groot voordeel,  zij zijn de experts voor dit soort migraties.

Wat ik heel sterk vond van Netflex was het feit dat zij vooraf een risicoanalyse hebben gedaan.

 

Zij hebben aan de hand van een scan een document opgeleverd waarin zij een aantal risico’s beschrijven. De huidige omgeving wordt naast de toekomstige gelegd en Netflex geeft aan wat je bij de transitie kan verwachten, waar je rekening mee moet houden. Deze zaken worden gescoord, zodat je kan zien wat veel en wat weinig risico met zich meebrengt. Lage risico’s kan je wegstrepen, maar aan de hoge risico’s kan je beter wat doen.

Wij hebben voor een deel het advies naast ons neergelegd. Dat leverde bij de live-gang wat problemen op. De organisatie ging al aan het werk, maar de IT-infrastructuur was eigenlijk nog niet klaar. Ik had liever gezien dat we er direct mee aan de slag waren gegaan, zodat je achteraf niet wordt verrast. De kosten maak je toch. Doe je dat in het begin, dan blijft de rust in de organisatie bewaard.”

Direct winst op softe factoren
In oktober 2020 is de oplossing live gegaan. De medewerkers van AVG zijn na zo’n drie maanden gewend aan Office 365 en over volgende stappen wordt nagedacht. Een nieuw ERP-systeem staat momenteel bovenaan de agenda. 

“Overstappen naar een nieuwe software-omgeving kost natuurlijk geld. Maar in gebruikersgemak en efficiëntie is de return on investment direct een feit. Qua softe factoren kunnen we er direct op verdienen,” zegt Stefan. “Kijkend naar de euro’s denk ik dat het pas over drie tot vijf jaar gaat renderen, de vraag is natuurlijk ook wanneer je ophoudt met vernieuwen en wanneer men tevreden is. GroupWise was niet verkeerd maar was niet meer van deze tijd. We zijn nu klaar voor de toekomst. Door de Office 365-apps met elkaar te laten babbelen is er een synergie ontstaan. Het beheer is makkelijker, overzichtelijker. We hebben nu geïntegreerde monitoring tools, zodat we een waarschuwing krijgen als er rare dingen gebeuren. Er is nu meer inzicht.”

“De gebruikers zijn nu drie maanden aan de slag en gaan binnen Teams zelf op onderzoek, de takenplanner wordt veel toegepast. We hebben een gereedschapskist gegeven en die gaan ze nu gebruiken.”

Lobke Beens, verantwoordelijk voor de marketing bij AVG gebruikt de nieuwe omgeving. “Ik werkte met GroupWise, en dat was prima. Maar Outlook is bekender, ik heb er voordat ik bij AVG  ging werken, al mee gewerkt. Met Teams spreek ik collega’s sneller over de chat. Dat is handig, bijvoorbeeld om bepaalde zaken met personeelszaken ‘privé’ af te handelen. Ook het beeldbellen is erg fijn als je op bepaalde projecten samenwerkt met meer mensen. Het gebruik van Office 365 en Teams wijst zichzelf. Voor mij is – in vergelijking met GroupWise – samenwerken en het delen van bestanden een stuk makkelijker geworden.”

De nieuwe omgeving wordt vooral intern gebruikt. Maar omdat AVG projectgestuurd werkt, krijgen externe partijen indien nodig toegang tot een project, zodat informatie eenvoudig gedeeld kan worden.”

Over de samenwerking en de toekomst zegt Stefan het volgende:

“Netflex is een fijne partij om mee te werken. Als we stappen gaan zetten in het werkgebied van Netflex, dan kloppen we zeker weer aan. We werken nog steeds met Netflex want we lopen zelf wel eens tegen problemen aan. Netflex verleent dan support en lost het probleem op.”

 

“Wij zijn onze IT-infrastructuur momenteel aan het uitbouwen. Op dit moment is ons orderverwerkingsproces verdeeld over diverse applicaties, en dat willen we centraliseren in één ERP-applicatie. Op 1 januari 2022 moet die in de lucht zijn. We zijn bezig met beeldvorming: hoe ziet het landschap eruit, wat zijn de wensen van de organisatie, wat is de toekomstvisie? Als dat helder is, worden de verschillende pakketten bekeken. Als wij in dit traject kiezen voor Microsoft Dynamics, dan zou Netflex daar wellicht weer partner in kunnen worden.”