Tip 1: gebruik zo min mogelijk buckets 

Medewerkers van een bedrijf hebben vaak de neiging om voor ieder onderdeel van een takenpakket een bucket aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan een event die verschillende onderdelen heeft zoals badges, gastenlijst, goodies, sprekers, locatie etc. Naarmate er meer taken bij komen wordt het een stuk onoverzichtelijker. Onze tip is om daarom al je taken te verzamelen voor dat event en ze bijvoorbeeld te classificeren in: 

• kleine taken 
• medium taken 
• grote taken 

Met de kleine taken ben je zo klaar, de medium taken duren iets langer en de grote taken ben je het langst mee bezig. Advies is om eerst altijd met de grote taken te beginnen zodat je die op tijd af hebt. Deze manier van werken is een stuk overzichtelijker en je hebt meteen een goed beeld van wat je moet doen voor jezelf. Uiteraard raden we je aan om voor jezelf makkelijke namen te kiezen die je goed kunt onderscheiden.  

Tip 2: koppel planner aan Outlook 

In planner heb je de mogelijkheid om de taken die je toegewezen hebt gekregen de koppelen aan Outlook. Je gaat naar het desbetreffende project en dan zie je in de bovenste balk het kopje planning staan. Als je daarop klikt ga je naar “plan toevoegen aan Outlook-agenda” en zo kun je collega’s of jezelf koppelen. Het voordeel hiervan is dat je niet elke keer naar Planner hoeft om je taken in te zien maar dit ook via je normale agenda kunt bijhouden. Zo weet je altijd wanneer je welke taak af moet hebben.  

Tip 3: gebruik de chart/grafieken functie 

In dit overzicht kun je in één oogopslag zien hoe je er globaal voorstaat en wat je nog moet doen. Je kunt het aantal taken zien die nog niet gestart zijn, nog moeten worden uitgevoerd, die over datum en voltooid zijn. Voor projecteigenaren die taken hebben toegewezen binnen een team is dit ook handig omdat diegene kan zien hoe het binnen dat team ervoor staat. Per persoon is dan af te lezen hoeveel toegewezen taken diegene nog moet doen of gedaan heeft.  

Tip 4: stel einddatums in voor je taken 

Naast het toewijzen van taken voor jezelf of anderen is het mogelijk om er een einddatum daarvoor in te stellen. Zo dient men zich te houden aan een strak schema. De taken die op de afgesproken datum nog niet voltooid zijn worden aangeduid met ‘Laat’.   

Tip 5: gebruik de desktop versie i.p.v. online 

De desktop versie van Planner werkt iets sneller en gebruiksvriendelijker dan de web versie. Daarbij is de desktopversie met één klik opgestart en hoef je niet elke keer via je browser in te loggen. Door via de browser te werken heb je ook kans dat de pagina zich elke keer gaat herladen en je weer terug bij af bent.

Hopelijk hebben jullie wat aan deze tips. Hier op kantoor worden ze namelijk dagelijks toegepast! Mocht je meer willen weten over Microsoft Planner en de functionaliteiten? Neem dan contact met ons op via 088-6383539 of info@netflex.nl.